Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

Obieg dokumentów w naszej firmie to kwestia niebanalna. Od narzucenia systemu i kontroli powinniśmy zaczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu synchronizacji, nie tylko danych papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy ustanowić jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby nienormatywnego podziału prac, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich jasne, tak, aby wszystko odbywało się płynnie i jak najefektywniej.
Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich daje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dane mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia bezproblemowy i płynny obieg dokumentów. Kolejny z systemów wybierany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np.

Chcesz przeczytać inne ciekawe artykuły? Zachęcamy w takim razie na stronę autora (https://www.etteplan.com/pl/uslugi/projektowanie-inzynierskie/modelowanie-inzynierskie). Tam oczekują na Ciebie rzetelne szczegóły.

MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i oznaczenia ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych petycjach. Ważna jest ich szczegółowa segregacja – tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który daje możliwość najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.

Od kilku lat natomiast dostępne jest pewne ułatwienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą komputerową ogranicza czas pracy pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalny program do zarządzania dokumentami.

Kliknij tu, sprawdź ofertę lojalność pracowników naszej firmy a na pewno znajdziesz coś interesującego. Zapewniamy bardzo konkurencyjne stawki, więc nie będziesz żałować!

Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.