WorkFlow – wymiana informacji w Twoim przedsiębiorstwie
Ogólnie nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument (http://www.efematic.pl/) zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zadania (na przykład zezwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.
Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają przejącie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym ma miejsce akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących wyznaczone operacje na dokumentach i określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty i powalają na ich szybkie odszukanie.