Jak zarządzać obiegiem dokumentacji

Zarządzanie dokumentami w spółce to kwestia niebanalna. Od uzgodnienia systemu i kontroli powinniśmy zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. A także, w celu uporządkowania, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu

Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, wykorzystywanych od lat w innych firmach. Możemy także, w przypadku chociażby nietypowego podziału obowiązków, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Pamiętajmy o tym, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Rozpoczynamy od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich zapewnia inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest zawsze w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich ścisła segregacja – tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się specjalistyczne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.