Systemy workflow

Systemy elektronicznego obiegu dokumentów w korporacji to kwestia priorytetowa. Od ustalenia systemu i kontroli warto by zabierać się za ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko faktur papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej wykupić sobie program do zarządzania dokumentami, np. Sharepoint.

Praca przy komputerze

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Należałoby zacząć od tego, że powinniśmy przedyskutować jasny i zrozumiały dla pracowników model zarządzania danymi. Do wyboru jest kilka modeli standardowych, sprawdzonych od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z niestandardowych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczna rejestracja dokumentów były dla wszystkich przejrzyste, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej.

Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. System dziennikowy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku.

Dane mogą być rozdzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i szybki obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych preferowany jest najczęściej w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np.

Zobacz kolejne tego typu niezwykle użyteczne źródło informacji na opisywany problem – kliknij tutaj i przeczytaj więcej w tej ofercie.

intranet sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze adaptacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Od jakiegoś czasu dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ pism drogą elektroniczną ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Standardowo w tym celu wykorzystuje się specjalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej upraszczają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.

Elektroniczny obieg dokumentów wpłynie także na przyrodę. Szczególnie drzewa „odetchną z ulgą”. Możemy pójść dalej i w jeszcze większym stopniu oszczędzić papier. Mamy pracowników, którzy mają spotkania z klientami poza siedzibą firmy. Nie wręczajmy im multum papierów do wypełnienia, ale zaopatrzmy w wygodny netbook (propozycje dla mieszkańców stolicy: odkryj więcej w serwisie) albo tablet (a w tym miejscu dla mieszkańców Krakowa: rekomendowany link). Zajmują dużo mniej miejsca i bezpieczniej wpływają na środowisko.