Usprawnienie obiegu dokumentów w firmie

Jednym z najczęściej spotykanych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest niezbyt szybki i zawodny, ze względu chociażby na sytuację gdy jakiś istotny dokument na przykład może się zawieruszyć workflow.

E-biznes, internet

Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
„automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są – wypatrz promocje – przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Ogólnie nazwa ta jest używana w odniesieniu do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Programy takie pomagają ustalić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i nazwiska pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Następnie dane są odbierane przez osobę realizującą zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład pozwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument (http://efematic.pl/) szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących zdefiniowane operacje na dokumentach i określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty oraz umożliwiają ich szybkie odnalezienie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od zapotrzebowania danejfirmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.