Elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów w firmie korporacji to kwestia przetrwania. Od narzucenia systemu i kontroli należałoby rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu koordynacji, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić firmie program do zarządzania dokumentami, np. Workflow.

komputery

Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, z których czerpie się od lat z powodzeniem. Sugeruje się aby, w przypadku chociażby niestandardowego podziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.
Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla przedsiębiorstw, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Odbywa się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Dokumenty mogą być posegregowane chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i nieustanny obieg dokumentów.

Jeśli spojrzałeś na zamieszczone w tym serwisie materiały, to dodatkowo zerknij na opracowanie (https://expertodszkodowania.pl/odszkodowania-za-pobicie/), które także prawdopodobnie przypadnie Ci do gustu.

System bezdziennikowy wybierany jest zwykle w instytucjach państwowych i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można zakupić np. android sharepoint, wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich dokładna segregacja – tak, aby szybko można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi pracownikami do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej automatyzują pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.