WorkFlow – wymiana informacji w Twoim przedsiębiorstwie

images
Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Najzwyklejszy, papierowy sposób jest wolny oraz zawodny, ze względu na chociażby sytuację, gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się zawieruszyć, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym uniakania takich sytuacji, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego pod pojęciem Workflow.

Biznesmen
Autor: http://sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu

Ogólnie nazwa ta jest stosowana w stosunku do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspomaganiu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia aktywują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument (http://www.efematic.pl/) zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), zgłoszenie zmienia się w dokument szkolenia. Informacje te trafiają powtórnie do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zadania (na przykład zezwalają na zakwaterowanie w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Nauka języka w firmie
Autor: Moose.pl
Źródło: www.moose.pl

Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają przejącie szkolenia – hiperłącze -, dokument szkolenia staje się zrealizowany, po czym ma miejsce akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących wyznaczone operacje na dokumentach i określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to typowe cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one na przykład obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty i powalają na ich szybkie odszukanie.


To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych oraz stron producentów oprogramowania, gdzie możemy znaleźć szersze specyfikacje oprogramowania.